设计标准规范的基础表格总结学习

作者冰彦 2016-02-19 12:07 688

设计基础表格的总体原则是：
结构的科学性
数据的易读性
汇总的便宜性
分析的灵活性
外观的美观性

以员工信息基础表为例，实例讲解如下：

1、自动连续填充

连续填充工号的计算公式“="G"&TEXT(ROW(A1),"0000")”。这里，ROW函数是获取指定单元格的行号（ROW(A1)的结果就是1，ROW(A2)的结果就是2，以此类推），TEXT函数是把一个数字按照指定的格式转换为文本。那么这个公式的结果就是G0001。如果把该公式复制到单元格A3，该公式就变成了“="G"&TEXT(ROW(A2),"0000")”，结果就是G0002。
2、规范数据有效性
1)不允许在姓名文字中输入空格，其有效性的自定义公式为“=SUBSTITUTE(B2," ","")=B2”，使用SUBSTITUTE函数把输入的姓名中的所有空格替换掉，然后再跟输入的姓名进行比较，如果两者相等，表明输入的姓名中没有空格，否则就是有空格，就不允许输入到单元格。
2)规格快速输入部门名称，设置数据有效性，即选择“序列”，来源为“总经办,财务部,人力资源部,贸易部,后勤部,技术部,生产部,销售部,信息部,质检部,市场部”，这样，就为单元格设置了一个下拉列表，从下拉列表里快速选择输入某个部门名称。
3)快速输入学历名称和婚姻状况，同上，设置数据有效性即选择“序列”，来源为“博士,硕士,本科,大专,中专,高中”和“已婚,未婚”。注意：输入逗号时，切换成英文状态下输入。
4)输入不重复的18位身份证号码，其有效性的自定义公式=AND(LEN(F2)=18,COUNTIF($F$2:F2,F2)=1) 这里，使用LEN函数判断输入的身份证号码是不是18位，即LEN(F2)=18；使用COUNTIF统计在前面已经输入的身份证号码中，即将输入的身份证号码是不是还没有输过，即COUNTIF($F$2:F2,F2)=1；然后用AND函数把这两个条件组合起来。如果两个条件都成立，表明输入的身份证号码有效。
3、自动输入性别
员工性别从身份证号码中自动提取，不需要人工输入。选择单元格G2，输入公式=IF(ISEVEN(MID(F2,17,1)),"女","男") 这里，先用MID函数提取身份证号码的第17位数字，再用ISEVEN函数判断是否为偶数，如果是偶数，该员工性别就是女，否则就是男，判断处理则使用了IF函数。
4、自动输入出生日期
员工的出生日期也是从身份证号码中自动提取，不需要人工输入。选择单元格H2，输入公式=TEXT(MIDF2,7,8),"0000-00-00") 这里，先用MID函数提取身份证号码的中间8位生日数字，再用TEXT函数把这8位数字按照日期的格式转换成文本型日期格式。
5、自动计算公式
有了出生日期，我们就可以使用DATEDIF函数自动计算年龄。选择单元格I2，输入下面的公式，就自动得到员工的实际年龄： =DATEDIF(H2,TODAY(),"Y") 同理，计算本公司工龄： =DATEDIF(J2,TODAY(),"Y") 。
6、规范输入日期

设置数据有效性，选择日期，设置日期范围界限。

自动美化表格

单击数据区域的任意单元格，在单击“插入”选项卡里的“表”命令（Excel 2007）或“表格”命令（Excel 2010），如图2-20所示，即可把普通的数据区域变成了一个表格，然后再在“设计”选项卡中的“表格样式”选择一个自己喜欢的样式，就可以把表格自动美化。

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