大家要分清我在后面内容中所说的两个概念：数据表和报表。EXCEL数据处理流程包括数据录入、数据存储、数据加工和报表输出（图1），我把我们日常用的EXCEL表格分为数据表和报表。数据表就是存储各种数据的表格，是自己用的，一般不给外人看的，在这个表格中存储着各种基本的数据；而报表一般是给其他人看的表格，他们所看到的表格是美化后的表格，而数据是我们经过加工后的数据，可能不会体现一些基本的数据。如前言中所讲的事例，按照我的习惯，我会把晋级考核的成绩保存到一个表格中，这个表格做完后将不再变动。如果老板要看成绩和工资增长幅度，我会另外新建一张表将它处理好美化后发给老板。我保存的那张表可以称之为数据表，而发给老板的那张表是报表。当然这只是一个简单的例子。
在这里先给大家讲一个注意事项，千万不要在数据表中处理数据和随意更改，除非是你将错误的数据改成正确的数据。我们要保持良好的习惯，需要处理数据或者做报表时，要另外新建一张表。如果直接在数据表中改格式做报表，可能会导致严重的后果，这种事情在日常工作中我见到了不少。大家也可以把数据表想象成数据源，数据源没有了或者数据错误，你能把报表做好做对么？
在EXCEL操作的过程中，我们要注意：不要出现表名、不要出现多标题、表中不要出现小计或合计等、尽量不要合并单元格、不要人为产生隔断、不要隐藏行或列、不要加入空格、关键数据排在前面、格式或内容一定要规范、尽量不要用批注。当然，凡事都有例外，这需要大家灵活掌握，例如最终报表、需要打印的表格等可能会出现上述情况，但是在人力资源部门存储数据或者对外发表格的过程中，一定要注意这些问题，它们对我们的工作效率造成了严重影响。
此外，在日常工作中，我们还需要注意一些问题：
1、一张工作表中不要出现多个表格。有人喜欢在一张工作表中放多个表格，为了直观、为了计算方便……总之是有各种理由，多个表格在一张工作表中，给我们的排序、筛选、增减行或列等都造成了不便，所以在日常工作中，我们尽量不要把多个表格放在一张工作表中。
2、同一类工作簿/工作表的名称要保持一致。如工作表名称为“1月生产工资表”，那么其他月份的名称应分别为“2月生产工资表”…… “12月生产工资表”，而不应为“2月工资表”或“13年3月工资表”等。
3、要注意养成文件保管的良好习惯。例如把一年的工资表都放在一个工作簿内，或者工资表占用表格比较多的，一个月用一个工作簿，一年的工资表放在一个文件夹内。这便于统一编辑、分析数据等，而且养成良好的习惯，各个数据表不会出现丢失或者找不到的情况。
4、要注意数据的安全。如数据输入时可使用数据有效性校验输入数据，这个在后面的内容中会讲解到；要分发的表格要保护工作表，仅允许其他用户修改可以修改的单元格；如果引用了其他工作簿的数据，在不需要链接时就应断开链接，以免源表格被删除或移动后，造成本表数据丢失。另外还养成定期备份数据的习惯。
我们在日常工作中，要养成良好的表格操作习惯，同时也带动和影响周围的人养成良好的操作习惯，这样才会给你的工作带来便利。不良操作习惯不仅制约着我们自己的工作效率，同时也影响着一个团队或者组织内其他人员的工作效率。
有的人会想着多学一些函数、学VBA……在学这些之前，一定要养成良好的表格操作习惯，如果你的习惯养不成，表格输入不规范，哪怕你的函数学得再好，也无多大作用。
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