员工的学历也是固定的几种。假若是以下几个：博士、硕士、本科、大专、中专、高中，那么也可以使用数据有效性来快速规范输入学历名称。选择单元格D2，设置数据有效性，即选择“序列”，来源为“博士,硕士,本科,大专,中专,高中”。
6、快速输入婚姻状况
单元格E2输入员工的婚姻状况。婚姻状况也就两种数据：已婚和未婚，因此也可以使用数据有效性来控制输入，也就是在数据有效性对话框的“来源”中输入“已婚,未婚”。
7、输入不重复的18位身份证号码
每个员工的身份证号码是不重复的，并且必须是18位，因此单元格F2输入身份证号码时也要使用数据有效性来控制。首先将F列的单元格格式设置成文本，然后选择单元格F2，其有效性的自定义公式
=AND(LEN(F2)=18,COUNTIF($F$2:F2,F2)=1)
这里，使用LEN函数判断输入的身份证号码是不是18位，即LEN(F2)=18；使用COUNTIF统计在前面已经输入的身份证号码中，即将输入的身份证号码是不是还没有输过，即COUNTIF($F$2:F2,F2)=1；然后用AND函数把这两个条件组合起来。如果两个条件都成立，表明输入的身份证号码有效。
8、自动输入性别
员工性别从身份证号码中自动提取，不需要人工输入。选择单元格G2，输入公式
=IF(ISEVEN(MID(F2,17,1)),"女","男")
这里，先用MID函数提取身份证号码的第17位数字，再用ISEVEN函数判断是否为偶数，如果是偶数，该员工性别就是女，否则就是男，判断处理则使用了IF函数。
9、自动输入出生日期
员工的出生日期也是从身份证号码中自动提取，不需要人工输入。选择单元格H2，输入公式
=1*TEXT(MID(F2,7,8),"0000-00-00")
这里，先用MID函数提取身份证号码的中间8位生日数字，再用TEXT函数把这8位数字按照日期的格式转换成文本型日期格式，最后把TEXT函数的结果乘以数字1，将文本型日期转换为真正的日期。
10、自动计算年龄
有了出生日期，我们就可以使用DATEDIF函数自动计算年龄。选择单元格I2，输入下面的公式，就自动得到员工的实际年龄：
=DATEDIF(H2,TODAY(),"Y")
11、规范输入入职时间
入职时间是一个非常重要的数据，因为要根据这列日期计算工龄，分析流动性。由于这列日期要手工输入，就必须规范输入的入职时间数据合法有效，也就是要输入正确格式的日期。选择J2单元格，设置数据有效性，如下图所示
12、自动计算本公司工龄
有了入职时间，我们就可以使用DATEDIF函数自动计算本公司工龄。选择单元格K2，输入下面的公式，就自动得到员工的本公司工龄：
=DATEDIF(J2,TODAY(),"Y")
13、保证员工基本信息的完整性
由于B列至K列是员工的最基本信息，是不能缺少这些数据的，因此需要保证每个员工基本信息完整不缺。选择B2单元格，把数据有效性的条件修改为
=AND(SUBSTITUTE(B2," ","")=B2,COUNTA($B1:$K1)=10)
也就是增加了一个条件COUNTA($B1:$K1)=10，它用来判断上一行的B列至K列的数据是否都完整了（共有10列数据）
14、规范输入离职时间
离职时间是一个非常重要的数据，因为要根据这列日期来分析离职。由于这列日期要手工输入，就必须规范输入的离职时间数据，也就是要输入正确格式的日期。选择L2单元格，设置日期数据的有效性。
15、规范输入离职原因
离职原因用来分析员工的流动性和离职状态，因此必须规范离职原因的表述文字。假如企业对离职原因的描述是下述的文字：
合同到期但个人不愿续签
合同到期但公司不愿续签
因个人原因辞职
因公司原因辞职
违反公司规定辞退
生产任务变化辞退
考核不合要求辞退
退休
死亡
其他
那么就可以使用有效性来快速准确输入这些描述文字。
16、创建表格，自动复制有效性和公式，并自动美化表格
前面我们做的数据有效性、设置公式等，都是仅仅设置了第2行的单元格，并没有选择整列来做，因为这样的话会使文件变得很大，复制很多公式也是很不方便。Excel提供了表格功能，不仅可以自动复制有效性和公式，还可以自动美化表格。
先在第1行输入第一个人的信息，然后单击数据区域的任意单元格，在单击“插入”选项卡里的“表”命令（Excel 2007）或“表格”命令（Excel 2010），如图2-20所示，即可把普通的数据区域变成了一个表格，然后再在“设计”选项卡中的“表格样式”选择一个自己喜欢的样式，就可以把表格自动美化。
这样，我们就得到了一个标准化规范化的员工信息管理表格，在此表格基础上，就可以建立各种自动化分析模版了，比如员工属性分析模版，员工流动性分析模版，等等。
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