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作者 云在天上 2014-03-06 20:55 12736
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     每次发培训通知时,我都会在报名提醒里添加一句“请提前安排好自己的工作”;每次发培训温馨提示时,我也会再次提醒“请提前安排好自己的工作”。这句话于我而言,就像每天要吃饭喝水一样必须和无意识了。直到这周二,我才发现,这几个字虽然简单,但做起来并非易事。

      为方便了解,我先还原情形:

      我于2月10日预订了大会议室,会议用途是新员工培训,预订时间为25日下午1点至5点。24日下午财务部预订了中会议室,预订时间为25日全天。

       25日早上刚上班,财务部同事就告诉我,客户接待要用中会议室,希望我将大会议室让给他们(财务部),待客户中午离开公司了,我下午直接用中会议室。

       结果就是,销售部用中会议室接待客户,直到下午3点才腾出会议室;我还没进中会议室,就被领导占据了。。。财务部用大会议室;而我,只能用公司最小的小会议室培训。

       事后,财务部和销售部都表示自己已提前预订了中会议室。他们是否提前申请,我并不知晓。这件事情的直接结果就是,影响了我的工作。

       那天下午,我有点小媳妇心态地在心里默默想着:“为什么我提前安排好工作,做好准备,最后还搞成这样呢?”当把所有培训完成之后,我仔细想了想,终于想清楚:是因为在一个团队中,我们每个人都会受到其他人的影响。如果只有我安排好了工作,其他人没有安排好,那么我的安排被打乱的机率就很高。

       正好周三重温《问题背后的问题》,于是我进一步想到,我这样的小媳妇心态无助于解决问题;我应该将更多精力集中在我如何解决这类问题上面。同时,我也意识到,“提前安排好自己的工作”,并非一句说说而已的话。只有努力做到才有意义。

       那么如何真正让团队中的每一员都做到“提前安排好自己的工作”呢?

       首先,我可以借助培训和每日分享的机会,向大家说明何为“安排好”自己的工作。以预订会议室为例,要安排好这项工作必须做到两点:一是提前确认某会议室在自己需用的时段是空闲的,点击预订;二是及时跟进会议室审批状态。如果只是做到第一点,那么工作并没有安排好,只是做了而已。而只有做到第二点,才是安排好了工作,因为这才确认了会议室的使用没有冲突,自己的工作能如期顺利进行。财务部和销售部在使用会议室上面产生冲突,就是因为双方都只做了第一点,没做第二点。

       其次,通过培训、会议等途径,强化上下游配合自己“把工作安排好”的意识。现代分工是在专业化的基础上建立的,同时又需要上下游相互协作才能完成的。在工作中,我发现不少人只是专注于自己的分工领域,在需要与上下游协作的环节,表现不够积极主动,工作结果也不好。这也是我们经常会听到“我的工作没人支持”的原因。站在上下游的角度想想,谁有百分之百的义务和责任要配合我们的工作呢?况且,在自己眼里天大的事情,在别人眼里说不定只是不值一提的小事,因此我们只有不断跟进才行。比如,我发布了一个培训管理的制度,需要各部门提出修改意见。如果我不限定回复时间和方式,不在过程中提醒各部门查阅制度,到我要发布制度的那天,我会发现,大家有一堆意见!正确的做法是,我发了邮件之后,三天内予以提醒,同时口头知会他们,不断提示他们看邮件并反馈意见,在预定的时间期限内,确保所有人的意见都收集到了。否则上下游不配合,自己纵使有天大的本事,也难以完成好需要他人配合的工作。

       最后,各级主管应以身作则,为员工做好表率。群众那双雪亮的眼睛,无是不刻地盯着领导。领导做事雷厉风行,员工自然不敢拖沓;领导做事拖拖拉拉,员工也尽是磨洋工的。尤其是在我们这种企业,很多员工无论对错与否,都以领导的做事方式为准。所以,领导自身带好头,自然十分必要。以使用会议室来说,尽管公司有会议管理制度,明确规定必须通过OA系统提前预订会议室,否则发生冲突时,按预订的先后顺序确定使用权。但公司领导从来不预订会议室,而是直接占用。员工看到领导并不执行制度,心想制度并不那么重要,渐渐地也不会按要求去预订会议室了。那么同理,在提前安排好工作方面也是一样。假设公司领导总是要求我们提前一天做好第二天的工作计划,但他自己一直没有提前安排自己工作的习惯,更可怕的是,他连检查员工的工作计划的习惯都没有。那么这一要求即使能落实一段时间,也不能长久执行。

       提前安排好自己的工作,总结起来有两层意思:一是提前把自己能全权处理的工作做好计划、做好准备,确保下一步顺利进行;二是提前与上下游沟通需要他们协助处理的工作,确保工作不会因为他们而影响自己计划的执行。在公司里推行“提前安排好自己的工作”的理念,需要各级主管先树立意识,做好榜样。如各级主管不能做表率,那么提前安排好自己的工作就无法得到充分执行。

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刀笔伐心

2楼 刀笔伐心

哎,我也是。

2014-03-08 13:16:07 回复 赞(0)
辉昕

1楼 辉昕

沙发,5票支持

2014-03-07 11:20:00 回复 赞(0)

云在天上

@志昕:谢谢支持~

2014-03-07 11:29:40回复

辉昕

@云在天上:欢迎支持我的3月正文,谢谢

2014-03-07 11:30:10回复

云在天上

@志昕:你发了吗?我没看到你的征文呢

2014-03-07 11:56:16回复

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