关键的数据一定要排在前面,关键数据要像一个将军身先士卒冲在最前面。现在我们把“姓名”一列提到前面去,在A列和B列间插入一列,然后把姓名一列复制或者剪切过去,把原姓名一列再删除,完成?;褂幸恢旨虮惴椒?,选中“姓名”列,按住Shift,拖到A列和B列间,完成收工。
我们把空格去掉,用Ctrl+F,调出“查找和替换”框,选择“替换”,在“查找内容”中输入一个空格,然后点“全部替换”,这样空格全部去除,如图10。
也有人会问,为了格式漂亮,我想让名字都两端对齐怎么办?可以选定要对齐的内容或者某一列,“右键-设置单元格格式-水平对齐-分散对齐”即可。
序号混乱。在输入和修改数据的过程中,我们因为增加或者删减行,造成序号的混乱,每次都需要重新下拉一次,有时候会忽略序号的更新。在这里教大家一个小方法,用ROW函数。ROW函数表示返回某一行的序号,例如ROW(B4),返回的是B4所在的序号,即4。如果ROW(),则表示当前行的序号。所以我们从第二行,即A2输入=ROW()-1,下拉即可。如果增行的话,只需要把增加的那一行填充上公式即可,如果减行的话,则不用理会,序号自动更新。
身份证号错误。EXCEL的数值精确度最多是15位,所以输入18位身份证号的过程中,后三位经常会出现“000”的情况。这个一般处理方法有两种:一是设置成文本格式,二是在输入前先输入一个英文“’”号,这个是文本引导符。
日期要统一格式:在EXCEL数据表输入过程中,我们一定要保证同一对象只能有一个名称,同一数据要用一种格式(例如都是文体型或者数值型,数值型保留几位小数,时间日期格式都统一一个格式等),而且要在任何人、任何表格中保持一致,才能更方便的进行数据引用和处理。在这里强调一点,在EXCEL中,日期的格式中,只有“-”或者“/”做连接符时才是最正规的,其它的用“.”、“、”或者八位日期表达(如20140622)等都是不正规的用法。
需要更改的地方:将“财务”更改为“财务部”,“五金部”更改为“设备五金部”,“大专”、“大本”分别更改为“专科”、“本科”(用查找与替换),日期统一更改为“yyyy-m-d”格式并将“不详”去掉。全选数据表-水平居中-垂直居中-加粗再加粗(两次Ctrl+B)-主题颜色更改为白色-字体颜色更改为黑色(自动)-去除边框(边框选“无框线”)-再选中A1:M24数据-所有框线。这样就修改完成,为了把标题突出,第一行可以加粗。
十、加入批注
在用EXCEL录入存储数据的过程中,我们有时候会碰到特殊情况进行标注,有的人习惯插入批注,但是随着批注越来越多,看数据的时候根本没有时间和精力去一一将批注看完。如果有特殊情况进行备注,我们可以在数据的最后一列做为一个备注列,千万不要插入批注。
将表中的批注去掉,Ctrl+G(定位)-定位条件(批注)-编辑-清除-清除批注,操作完成。如图12、图13。
图12
4、要注意数据的安全。如数据输入时可使用数据有效性校验输入数据,这个在后面的内容中会讲解到;要分发的表格要?;すぷ鞅?,仅允许其他用户修改可以修改的单元格;如果引用了其他工作簿的数据,在不需要链接时就应断开链接,以免源表格被删除或移动后,造成本表数据丢失。另外还养成定期备份数据的习惯。
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