秘书工作的个人体会

一、秘书的岗位职责

    社会上对秘书工作的普遍认知大致可分为两种：公务机关（政府领导秘书）、企业秘书，两种秘书具体工作流程不同，但岗位事务大致有以下共同点：1、日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）；2、接待事务（来访接待、安排服务等）；3、会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）；4、调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）；5、文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）；6、写作事务（各种文体的写作）；7、协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) ；8、督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） 9、领导交办的其他临时任务。

因行业及每个单位自身情况不同，秘书岗位职责及具体职能也有所不同，在我们公司有具体的秘书岗位职责，大致有一二十点，但总体简单的可归纳为以下几类：1、文字写作及资料整理；2、接待及会务安排；3、沟通协调上传下达；4、其他临时事务。在每个分公司来说，前两点的工作内容基本大同小异。日常的通知、公文起草，各类表格制作（这是做秘书首要的基本技能）；办公室整理及资料汇总收发很多公司是由总经办文员去做，属于简单零散的日常事务。因秘书岗位的特殊性（很多人将之称为领导身边的人，且每个领导的性格及做事风格不同），后两点的工作内容在各公司会有一定差别（沟通协调、临时事务等，要根据领导风格以及当时所处环境灵活处理）。

二、对秘书的认知定位

    1、一名普通的公司员工。不管是在哪一类的公司（筹建或成熟公司、规模大小等），做人做事都要严格遵从公司要求及岗位职责，按照集团统一的要求；

    2、领导身边的人，提升发展的空间很大机会很多，特别是目前集团公司迅猛发展，不少秘书现在已经走上领导岗位，但犯错的几率也很高，并且一不留神说不定就是个重大失误，给公司形象以及个人带来损失，所以在很多人看来，秘书岗位是把双刃剑，能锻炼人但也能打击人。在分公司的时候不少部门经理都会私下感叹：领导的秘书其实不好做！

    3、很大的空间和锻炼平台。我公司的秘书基本都年轻人（刚毕业一两年的年轻人），相对于各部门跟自己同年龄同资历的人来说，往往是日常性的工作事务看起来比别人少，而实际承受的心里压力会更大。以前有位领导跟我说过，压力下的年轻人，往往会考虑的更多更周全，成长的速度也就更快。所以在很多沮丧失意时候，要特别感谢这个岗位给予自己的东西，不管是收获还是痛苦（自己的很多同学，毕业两年仍然在做刚毕业时候的事情及岗位，整天没有任何压力的无所事事，然后感叹前途渺茫待遇微薄，比起他们自己会觉得幸运和值得）。个人的收获、成长进步空间，往往跟付出成正比，对于年轻人来说，多承担些任务是好事情。

    4、岗位特殊，保密意识要强

三、如何做好秘书工作

    1、积极主动，细心周密。

    许多事情不能等领导交代了才去办（整理办公室、资料，提醒会议日程安排等等），总经理们事情很多，往往小的事情不太在意，但是当想起来而发现秘书们还没办好的时候，问题就出现了，多发生几次这样的问题，下一任秘书就要来了。在做这些事情的时候，注意要根据领导个人的偏好，这些要靠自己去把握，从领导为人处世的风格及日常生活方式上大致能看出来。总之，不管领导属于性格细致型还是豪迈奔放型，做秘书的切忌一个原则：积极主动，胆大心细，没有一个总经理会讨厌这样的秘书。

    2、正直坦诚，清醒认识。

    公司的用人原则，要求每个岗位上的人都要有坦诚正直的风格，招聘时候就会有把关，秘书同样如此，有时我们会不小心犯些失误或者错误（错别字、临时事务没有很好的完成、领导前几天交代的事情忘记了等等），如果出现类似的事情，切忌坦率承认错误而非想办法去解释或者掩盖，因为承认远比掩盖要对自己好处更大（因为领导不比我们笨）；

清醒认识多是在面对别人表扬时（领导表扬或者其他部门同事对你的夸奖等），要知道，那些夸奖多半是针对自己的岗位而非你本人，就算本人真的是如此优秀了，一颗平常心会更利于以后的进步。特别是领导身边的人，自己的言行往往很容易在别人心目中留下印象，这就要求我们不管在工作上还是生活上，严于律己，谦虚务实。

    3、灵活应变，处乱不惊。

    个人认为这是比较重要也是比较难的一项。秘书岗位会面临很多突发状况（对外接待、领导临时问起或者安排一些你没接触过的事情、车间工人突然跑来上访等等），如果这些情况确实之前没经历过，最好的办法是制定预案，对于年轻人来说，计划以及幻想是经常有的，可以用在这里：就是在闲暇时候不妨多设想或者多向有经验的人请教下处理此类情况的经验，也能平时多了解这方面知识。因为一旦出此案突发状况，即使自己不能很完美的解决，但起码能控制得住情况不会给领导添乱，以便寻求下步方法。

    4、受压能力，自我调节

    前面说了，往往比起自己同龄人或者一同进公司的人，工作上会面临更大的压力和痛苦。不要轻易向谁抱怨或者诉苦，那只会显示自己的无能和幼稚，找个自己喜欢的方法，想办法化解或者发泄下，然后再次集中精力投入下面的工作，几次这样的经历过后，会发现自己已经可以承受一些压力并且很会情绪控制了，这是走向成熟和成功的必要途径。

    5、多学习，多实践，多交流。

    岗位的特殊性加难度性，再加上自身的年轻无经验，就要求自己要想办法让自己丰富些，多学习（理论的实践的，增加和别人的共同语言）；多实践多做事，不做事不会犯错，但也不会进步，事情做多了犯的错多了，但是也慢慢成长进步了，而且领导也会有足够的心胸去容忍年轻的秘书所犯得一些错误；平时多与各部门交流，很多工作是要靠他们的支持；多与人资部经理及总经办主任交流，从他们那里多得到些指导意见；多与秘书群里的同志交流，互通经验，互通有无。