一个制造业HR经理破局行政部项目管理的实践分享

今天通过我的一段经历来佐证管理学的实践方法，理论上特别具体的东西我不讲，重点说的是面对困难如何破局，如何优化固化建立系统，以及在过程中我的心理感受。希望对大家今后的管理工作有一定借鉴意义。

一、接手烂摊子

2017年9月，我所在单位行政部负责人因为种种原因辞职，因公司管理的混乱，他利用这点钻空子各种捞钱，回扣、虚报、做局等等手段用尽，最后因为车辆维修账目被查，即将东窗事发，预感到危险临近，他匆忙逃离公司，公司因证据不足无法起诉，造成了巨大的损失。

我原本干的好好的人力资源部工作，突然被任命兼管行政部，心里一万个不愿意，因为自己一直做人力资源工作，并且已经有六七年未做过一线的行政工作，面对文化水平不高且平均年龄超过50岁的12人行政团队，其中只有3、4个年轻人，但都是混日子的高手，老油条。自认为自己机会成本高，天天搞伺候人的事情会占用大量精力，得不偿失。并且这是非常典型的烂摊子，高层不但支持力度有限，个别领导甚至阻碍我正常工作，局面极难打开。

二、陷入困境

当时，我已经做过15个管理咨询项目，像收拾这么烂的摊子还是第一次遇到，内心中激起了挑战的欲望，越棘手越兴奋。索性给自己职业生涯加点特殊的佐料，我决定接下这块工作。

公司管理层也刚刚做完调整，我手里的资源非常稀少，不适合的团队人员无法开除补充，当时脑子中想，给他们培训，但是面对一群平均年龄50几岁的人根本不现实；而且，因为前行政主管的东窗事发，公司领导对整个行政部极度不信任，工资也有2年多一分没涨，这也导致行政部的员工人心惶惶，跟公司对立的情绪高涨。我夹在中间，特别为难，什么政策都很难推行。

我想，混日子也可以，甚至也可以多得一些利益，可是这不是我追求的，又与自己学习了很久的“心学”思想相违背，王阳明的心学教会我要有一个强大明是非的内心。行动上知行合一，以身作则，我暗暗立下一个目标，把行政部打造成一个高效、卓越的部门。

三、立下目标，寻求破局点

综合分析了门卫工作、保洁工作、食堂工作、车辆管理、办公室、厂务维修等模块的工作，决定以食堂工作作为切入点。我查遍了最近几年行政部的账目，行政部自己可支配的账目大概在每年100多万，其中车辆维管理每年20万左右，年会活动等近20万，剩余其他如办公用品福利费等项目比较固定，整改空间有限，唯有食堂成本最高每年费用30万左右，而且口碑最差。

通过了解，食堂1个厨师2个帮厨，其中1个帮厨李姨来公司时间比较长，大家都听她的话，食堂菜品采购都是她经手，食堂的菜品质量用员工的话说：不如猪食！我自己本身也有很大意见。我第一感觉，账目有问题，现实里一人把控食堂菜肉油米的出入库，一定会出问题，所以我判断改善空间巨大。行政部其他模块改善优化主要是人员的主观态度改变，不是一朝一夕可解决，见效比较慢，食堂就被我选定作为重点破局的地方。

四、找方法、坚持

在这个特殊阶段，字不能稀里糊涂的签，款也不能随便付。

第一步，正面突破，投身其中。我要时时了解菜品的价格，判断现有供应商是否有问题，不能被他们骗到。我每周抽出1、2天时间去批发市场和超市了解价格，和菜商了解时下价格，对于一个门外汉，从来没做过饭的我来说，这并不是一件容易的事情，那段时间丈母娘每天都会被我问家门口超市的菜价，差点跟我急。通过一段时间的了解，发现了端倪，现有供应商和食堂刘姨给公司的菜品价格，不经常吃、用量不大的菜品米面价格和市场价持平，甚至某些菜还便宜低于市场价，但是常吃、用量巨大的如西红柿、土豆、黄瓜等菜品价格远远高于市场价。大概算了一下，每周送两次菜，每次损失几百元不等，一个月大概三五千元的虚报额。这个局看来就是这么做的，我心里有底以后，找总经理要资源，将情况简要说明，终于得到口头授权，不行就换人，因为没有直接证据所以我采取缓而图之的策略。

第二步，堡垒从内部攻破。因为食堂大小事情绝对瞒不过厨师，要撬开他的嘴，采取分化瓦解的对策，我找到厨师和他谈心，一方面将食堂管理的重任委任给他，另一方面透露食堂要坚决换掉不合格人员的意思，他考虑利弊关系，心理防线很快崩溃，将一些内幕告诉我。至此，我已确定，食堂张姨作为里应，菜品供应商作为外合给公司做局。

第三步，欲擒故纵、自露马脚。开周会时，我放出风要更换供应商，观察张姨的态度，顺便判断她是否也参与供应商胡乱定价的行为，结果她反应剧烈，加之她私下散步谣言、中伤、告私状等行为，这更加坚定了我的判断。我的团队这个人一定不能留，三个月后她合同到期，顺利解除工作关系，也算给她个善终。

五、食堂突破成功

清除害群之马之后，我就可以放开手脚做大胆的工作安排。召集食堂人员开会，将我的工作思路和盘托出：

第一，利用两个月时间，到2018年底将食堂饭菜质量提高到一个档次；其中最关键是早餐的改善，早餐做为突破口，大力改善早餐质量，以前早餐只有10-30个人吃饭，永远不变的馒头+咸菜。结果立竿见影，主食增加炒饼、炒面、馒头、花卷、肉饼、大饼、手抓饼、发糕等换着样吃；配菜增加炒鸡蛋、炒土豆丝、各式咸菜、清淡的素什锦等；免费的粥也从前的小米粥每天变成各种营养粥。吃早饭的人数翻倍的增加。改变之大，让公司员工瞠目结舌，我把改变的荣誉全推到厨师头上，说厨师用心安排手艺也好，厨师听到赞扬声四起，干劲更足。

第二，在2019年将重点工作放到成本控制上，及时更换了供应商，对供应商的管理设计了一套管理流程，就是在微信里建个群，厨师、菜商和我三个人，厨师在群里提出菜品采购需求，菜商填写价格，我审核送货单菜品价格和检查入库情况，这样避免任何一个人作假。2019年成效显著，在吃饭人次上升三分之一，早餐上升一半的情况下，食堂总体成本大幅下降，每月控制在1.8万左右。从每月近2.4-3万下降到1.8-2万，每年可给公司节省10-15万费用。

第三、在解决食堂人员思想问题及成本控制稳定之后，我提出第三阶段工作重点，就是食堂要为所有员工的健康负责，要求厨师及时关注时下健康菜品，不断更换菜品式样；通过谈判将供应商一周两次送菜改成每天早上送菜，保证每天都是最新鲜的食材；厨师现在可以主动研究油盐多少，有意控制使用量；根据季节调整食材摄入，如冬天早餐加羊汤羊肉、夏天加营养素餐等。

六、氛围渐起

有一个文员和司机，因为前行政主管的事件对他们影响巨大，对公司对立情绪无法化解，满腹抱怨牢骚，适逢公司各部门裁员，我就一并裁掉。还有一个厂务维修师傅，是个混日子高手，装模作样是他的生存法则，本身学历能力均不达标，到处传播负能量，我坚决开掉，但是总经理也被蒙蔽认为他只是和我工作冲突，不是他能力问题，结果协调到其他部门，时至今日他业务工作干得一塌糊涂，总经理后悔莫及，想开掉但考虑补偿金太多，遂作罢。

在努力搞食堂的时候，行政部其他人员，看到我做事公平，以身作则，并且非常尊重他们，工作态度也有极大改善，部门整体绩效在人员减少3个人后，效率反而大幅增加。

工作结果越来越好就一定要做出及时的正向反馈，每次开会都会总结各模块做的好的地方，加以表扬。

我将行政部门卫、保洁员、助厨等基础性岗位每月绩效扣款去掉，加班基数增加， 2019年年初，我专门写了汇报邮件，工资做了相应调整，并增加季度奖金制度，让他们收入增加，公司领导看到行政部的变化和成本的大幅下降，痛快的同意了。

七、赋能团队

现在行政部基本能健康运行，但是离我当初是设定成为卓越的目标尚有差距。2019年3月我做出顶层设计，通过培训、沟通等手段建设部门文化，打造自己能高效运转的组织。我写了一个培训PPT，名字叫《什么叫行政》，将行政部使命定义为：让员工获得幸福感，给公司花好钱。

要求所人都要遵从这一原则，每个人必须清晰明确这一使命，我还把稻盛和夫先生的“成功=思维方式+热情+努力”的工作方法加以灌输，加上我自己的“思维方式=定位+方法”的工作方法论培训，每个人都有大幅进步。经过半年多的持续建设，除了网管模块未能达到要求（人太懒，涉及赔偿更换很难，已有较大起色，但本质难改），其他模块均能自组织运行，而且非常积极主动。例如，保洁员会主动养花，买花，给公司适当的位置增添绿意；食堂现在菜品不但花样繁多、营养丰富，并且不断给员工宣传健康饮食的好处，极大的提高了员工满意度；车辆管理不但成本控制的很好，而且派车越来越合理，司机会主动做出合理的出车安排，自觉杜绝公车私用；各种文体活动和员工旅游上成本下降约一半且组织安排的越来越合理；门卫会更主动的做一些没人监督的事儿。

我算了一笔帐，2018年比2017年节省约25万的成本；预计2019年相比2017年节省30万以上。最关键的是员工的满意度大幅提升，这是这一切工作最丰厚的报答！

八、项目总结四点建议

第一、格局要大，眼光要放得长远。在公司管理混乱的情况下，自己要站在战略高度思考问题，不要被庸人影响做事节奏。

第二、懂得赋能团队，激发每个人的潜能，你会发现一定会超出你的期望。我都不敢想，食堂阿姨每天想着的是第二天怎么能让员工吃的更好，扫地的阿姨想的是会议室怎么搞会更美更让人舒服。

第三、保证及时正向反馈，而且要反馈到位。表现好了，加工资太单一，一定要总结到底工作好在哪，让团队所有人员知道他的付出和优异表现。

第四、放手让团队成员犯错，给他们创造一个宽松的平台。有时候一件事我自己做10分钟，让文员做需要2天，还不见得做的好，但一定要忍住，这次做好了，下次文员就成长了。

九、管理的实质

通过我一年半的建设，行政部已脱胎换骨。其实，作为中层人员要扮演好三个角色。

第一，   作为执行者，要给出高层工作结果和可选择的方案。

第二，   作为管理者，要定好规则，固化工作流程形成系统，并及时对团队进行奖惩。

第三，   作为领导者，要营造团队氛围，要像李云龙一样把一种精神根植到团队中。

管理的实质其实就是管理者领导力的表现，领导力的自我提升是职业生涯不能间断的一项功课！我特别推崇心学的现代代表人物，日本的经营之圣稻盛和夫先生他说一句话：随时保持开朗积极的态度，怀抱梦想和希望，以率直的心面对一切。

工作即是修行，是一种生活方式，是万病的良药。