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浅论公司流程化管理

作者 闽郭 更新于:2016-08-11 08:48 4524
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工作中的小故事
本期征文主题:工作中的小故事,欢迎您分享(以下3个主题任选其一,500字以上即可):1、招聘中的趣事;2、培训中...  我要投稿 >

  在公司对所有员工来说,公司利益是最高利益。
  所有员工都是好员工。
  流程管理的目的是帮助公司管理和优化公司的业务流程,并从优化的业务流程中创造更多的效益。
  概念
  流程管理的核心是流程,那什么是流程呢?把一系列的活动,按照一定的次序连接起来,以达到预期的效果,这就是流程。流程(process)的定义是:一个或一系列有规律的行动,这些行动以确定的方式发生或执行,导致特定结果的出现——单个或一系列连续的操作。简单地说,流程就是将输入转化为输出的一系列活动。
  流程是任何企业运作的基础,企业的大部分业务都是需要流程来驱动,就像人体的血脉流程把相关的信息数据根据一定的条件从一个人(部门)输送到其他人员(部门)得到相应的结果以后再返回到相关的人(或部门)。一个企业不同的部门,不同的客户,不同的人员和不同的供应商都是靠流程来进行协同运作,流程在流转过程可能会带着相应的数据:文档/产品/财务数据/项目/任务/人员/客户等信息进行流转,如果流转不畅一定会导致这个企业运作不畅。流程可以实现企业同步业务链,表现在企业业务需求发生后,与业务相关职能同步促发相应职能活动(包含准备、跟踪、监控、实施等),具有很好的主动性、协调性和计划性特征,是落实企业战略的最好工具之一。
  公司所从事的几乎所有活动都包括一个流程。流程是单个或一组活动,先获取输入,再向内部或外部用户提供输出。不管公司规模的大小,它每天都利用成千上万的流程创造产品和服务。
  流程的三个基本要素
  流程具有三个基本要素:输入、活动和输出。输入情况会影响输出情况,输出的是令客户满意的方式,输出的时间要尽可能的越短越好。
  如果要让客户满意,即客户得到一个满意的输出,人们就必须有好的输入和活动的方式。通过调整输入和活动的方式,就可以拥有好的输出了,这是一个完整的流程,流程是企业进行具体管理的着眼点。
  常见流程举例
  我们已经知道,流程是指将输入转化为输出的一系列活动。通俗地讲,流程就是做事的步骤,第一步干什么,第二步接着干什么。每个流程都可以用流程图将整个过程清晰地表示出来。
  为什么要进行流程管理
  企业是一个从投入到产出的转换系统,它将多种输入转换为多种输出,如将原材料、半成品等经过生产转换成对顾客有价值的产品或服务。
  这种转变过程实际上就是一个大的流程。因此有必要加强对公司的流程管理,其原因主要有以下两点:
  1、公司发展规模需要——流程管理
  2、公司的产品或服务要通过流程来实现
  流程控制是公司整体功能中最重要的部分,因为只有抓好每一个细节,才能取得良好的结果。在精细管理中,只有每位员工和每个部门都尽职尽责,公司才会有较好的经济效益。因此,公司必须将着眼点放在流程管理上。
  流程是连接企业生产和客户需求的纽带,流程的输出来自于客户的需求和公司的目标,人、资金和材料等方面的输入通过某些步骤转化为输出。低成本输入,高质量输出,需要通过一系列的流程来实现,如果没有流程,材料永远无法成为产品。
  3、流程的好坏直接影响着产品或服务的质量
  产品或服务需要通过一系列的流程来实现,公司产品和服务的优劣差异体现在顾客的满意程度上。通常各公司的流程都有所差别,造成的结果可能完全不同。成功的公司,其赢得顾客好评的原因往往就是对细节问题的重视。细节问题一点儿也不能马虎,其产品的合格率或服务的满意度自然要比一般的公司要好得多。
  因此,流程控制的好坏是衡量公司管理水平的一个最佳的标准。关注细节,流程控制得好的公司,其管理水平一般也必然比较高。
  公司各部门协作过程中的常见问题
  一家公司是由多个部门所组成的,公司在具体事务的运作上,不可避免地要涉及到员工与员工之间、部门与部门之间的协同配合。在这些流程中,最常见的问题是不同部门之间如何更好地相互配合,如何共同实现公司制订的目标。
  1.常见问题
  很多公司在体制上存在职责上的重叠以及职责不明确的问题。没有明确界定各部门之间的权限,导致处理事务时出现互相推诿、扯皮的现象。此外,不同部门中存在着部门的本位主义。在处理公司事务时,只考虑本部门的利益而缺乏全局观念。
  2.产生的根源
  产生以上问题的根源在于公司的组织结构。公司按照功能划分为经营部、策划部(策划、平面)、信息部(网络技术、咨询)、投资部、财务部、行政部(办公室、人力资源)等各个部门。这样的划分方法对于提高公司的效率显然是合理的。策划部做好策划业务,经营部做好经营工作,而总体上加以协调,这一体系被称为命令执行制体系,是一种直线型的思维。
  在直线型思维的主导下,各部门各管各的,从而不可避免地在不同部门之间产生了壁垒,通常被称为边界。直线型思维的致命缺陷在于将过多精力消耗在公司内部的争吵之中,而恰好忘了客户的需求这一件最重要的事情,最终导致客户的不满意。
  3.解决的方法
  为了更好地满足客户的需求,保证整个“战役”的胜利,必须“牺牲”一些局部的利益。在这种情况下,直线型的纵向思维是不足以解决问题的,应该更多地采用横向思维,通过控制流程而将各个部门密切地串联起来,盯住供应商和客户,从而较好地满足客户的需求。
  现在的企业内部,已经到了环环相扣的地步,已经是一个完整的系统,不再是单个部门的问题,而是系统化的问题。从系统方面着眼,每一个人的工作都会影响到别人,同时自己的工作又受别人工作结果的影响。因此,人们需要从过去的直线性思维,变成系统性思维;从过去的纵向思维变成横向思维。
  流程管理(processmanagement),是一种以规范化的构造端到端的卓越业务流程为中心,以持续的提高组织业务绩效为目的的系统化方法。流程管理是为了客户(患者)需求而设计的,因而这种流程会随着内外环境的变化而需要被优化。
  流程优化的重点是消除非增值活动和调整核心增值活动。业务流程再造主要采用ESIA法,即:
  清除(eliminate)。清除对门诊服务增值无效的环节和步骤。
  简化(simply)。在尽可能清除了非必要性任务之后,对于剩下的工作进行简化。
  整合(integrate)。对经过简化的任务进行整合,使其流畅、连贯,以满足病人需求,实现服务任务。
  自动化(automate)。采用信息技术和信息系统使流程运行和管理自动化。
  流程管理的原则
  1.树立以客户为中心的理念
  2.明确流程的客户是谁、流程的目的是什么
  3.在突发和例外的情况下,从客户的角度明确判断事情的原则
  4.关注结果,基于流程的产出制定绩效指标
  5.使流程中的每个人具有共同目标,对客户和结果达成共识

  迈克尔·哈默的八原则(流程再造)
  迈克尔·哈默在他的开篇之作“再造不是自动化,而是重新开始”一文中为流程再造总结了八条原则:
  一、是要围绕结果进行组织,而不是围绕任务进行组织。企业应当围绕某个目标或结果,而不是单个的任务来设计流程中的工作
  (流程的设计是围绕输出目标和结果而开展的,不是围绕某一件具体的事情)
  二、是要让利用流程结果的人执行流程。基于计算机的数据和专门技能越来越普及,部门、事业部和个人可以自行完成更多的工作。那些用来协调流程执行者和流程使用者的机制可以取消。
  (谁对流程的输出结果负责,谁就流程的执行者)
  三、是要将信息处理工作归入产生该信息的实际工作流程。
  (流程必须要有信息的输出口,要留有信息输出节点的设计)
  四、是要将分散各处的资源视为集中的资源。企业可以利用数据库、电信网络和标准化处理系统,在获得规模和合作的益处的同时,保持灵活性和优良的服务。
  (流程设计时,面对的是整体可用资源,需要抛开部门的限制,不要局限在部门的范围内制定流程,端到端的感念要明确,起点和结束点要定义清楚。)
  五、是要将平行的活动连接起来,而不是合并它们的结果。将平行职能连接起来,并在活动进行中,而不是在完成之后,对其进行协调。
  (流程可以说是面和立体的感念,而不应是线性的关系)
  六、是要将开展工作的地方设定为决策点,并在流程中形成控制。让开展工作的人员决策,把控制系统嵌入流程之中。
  (决策和执行靠近,是为解决执行效率和执行信念以及纠偏的问题)
  七、是要从源头上一次获取信息。
  (流程起点的输入信息要全,和准确,输入不足会造成流程执行不到位,第一手信息资源要充分)当信息传递难以实现时,人们只得重复收集信息。如今,当我们收集到一份信息时,可以把它储存到在线数据库里,供所有需要它的人查阅。


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工作中的小故事

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茅班班

1楼 茅班班

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2016-08-11 08:55:49 回复 赞(0)

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