对于员工而言,一年中最期盼的无非就是到年底了,春节小长假来了,年终奖来了,工作进度放缓了,大聚会来了......总之是应该疯狂的时候到了。所以在这个时候,老板安排的工作也来了,怎样做好年会盛典,既能给公司做好宣传,把企业文化正能量传播,也能给员工一个难忘的盛宴,增强凝聚力和归属感,感觉头大的时候来了?NO,NO,NO,正视这个事情吧,也是展现你的能力的时候到了。
第一,主题基调,费用预算
年会年年有,今年的主题是什么?这一点是你做方案前必须要确认好的,否则就是白瞎忙,确定主题可以从四方面切入:一是老板的态度(也就是公司企业文化,毕竟预算需要他批,呵呵);二是员工的呼声(毕竟参与的主体是他们);三是公司今年的整体经营情况和来年的战略目标(毕竟有时候也要给客户打打气,给公司把脸面做好);四是竞争对手,同行业参考(不能放过任何一个打压对手的机会,呵呵,当然不能不正当竞争),基本上从这几个方向上就可以提炼到年会的基调主题了。然后就是找老板批钱了,巧妇难为无米之催,有钱才好办事,当然这个时候你和老板沟通的时候要把握好老板的态度了,是一定要在预算内还是说后面还有超出的空间(一般情况是和往年差不多,但很大程度上取决于上一年度的经营情况,所以你也要聪明点了。。。)。那接下来就是推进工作了。
第二,筹备小组,传播动员
亲们,记住年会不是你一个人的事情,这么大的盘子你一个人也是端不好的,老板如果授权你干这个事情了,你完全可以“狐假虎威”,拉上一个“团伙”,合作才是硬道理。首先你虽然没吃过猪肉肯定也见过猪跑(自己没策划过也参加过吧),大致可以罗列一下会涉及的相关方面,然后把你觉得能用到的其他部门负责人(当然用的是他的人脉、部门员工帮忙)、特长员工(表演主持什么的可能还得靠他们,还有就是他们的参与经验丰富)、积极员工代表(后面跑腿的事情多半得靠他们)都可以入伙,当然人数不宜过多,人多嘴杂,意见很难统一(可以根据公司的规模性定)。当然,有了这部分人参加筹备,动员大会就是自然而然的事情了,不用你费力,保证全公司的人都知道了!
第三,主题发挥,流程梳理
这个是关键性的一部分,流程梳理无非是三个方面—了解现状,分析现状,实现突破。所以可以根据公司目前实际情况和年会主题,参考往年会议情况来进行综合分析当前进行可能达到的一个状态和程度,再对既定的部分进行细节把握,看看有改进和创新的地方没有,争取做出亮点,能够吸引住人。这个当然创意就是很重要的了,所以在这个阶段必须要多收集听取意见建议或者其他相关资料,闭门造车是不行的了。(不建议大家请专门的策划公司做,毕竟年会是自己公司的,用心和感情去做事最重要的)
第四,责任划分,分工明确
根据第三部分完成的情况,具体就可以拟定年会的时间、地点、物资计划等相关,所以这个时候分工协作是很重要的了,建议可以做一个详细的流程表,表里面注明需要做的事情和责任人、时间节点等,把具体工作落实到具体人头上(只有这样大家才会重视起来,当然也会有一种极强的参与感),环环相扣的重要性大家都是知道的。
第五,领导审批,调整修改
做好了前面的工作不要以为你就完成好了,你做的是你们的想法,花的是老板的钱,老板的意见是至关重要的,所以这个时候给老板再审核一遍是必须的,一方面是得到他的认可和支持,另一方面他可能也会给你更多的建议和帮助(没准高兴了多给点预算)。
第六,物资准备,节点把控
等到再次确认好的方案后,就可以开始完全的准备了,物资采购准备,地点预定谈判,节目的甄选,整个氛围就开始了,时间,时间,时间,重要的事情说三遍,一定要注意好时间节点的把握,不然很多情况是没得办法按照预定的计划走的,毕竟,计划是赶不上变化的,也许很好的一个方案就毁在了时间节点没把握好,最后都变成了将就。
第七,会前碰头,预演彩排
在各个环节都完成后,筹备小组应该在碰头一次会议,再次确认是否都是计划中进行,是否还有调整和修改,是否在这个过程中又有更好的创意(当然不能大动了,只是说一些小细节方面),当然,有必要我们还需要对会议进行中可能出现的情况做好预估,相应的应急预警方案还是可以简单制作一个的,俗话说看不怕一万就怕万一嘛。最后这些都做好了的话,如果还有时间,可安排预演彩排一次(即便是简单的),参与者对流程熟悉后出现的意外状况会大大减少,并且呈现的效果会好很多(这个是经验之谈)。
第八,顺利进行,会后清点
年会中不管出现何种意外状态,你都不能慌神,可以是机智的救场也可以是诚恳的解释,这些都是可以让人容易接受的,所以在年会进行的过程中你必须还要花费很大的注意力去和相关细节的责任人落实沟通,从头到尾要有一种服务意识(欣赏就算了吧,这个就是我们这一行的苦啊。。。),能够顺利进行就是最大的期待了。会议后可能别人早早的就散场了,你不能,清点工作你还得继续,公司的贵重物品可是一样不能少啊!
第九,总结反馈,资料留存
不要以为年会完了就没得事了,老板满意不?员工满意不?这一步的工作还是要做的,当然你也不要指望让每一个人都满意,一千个哈姆雷特不可能意见一致的,所以老板和大部分人满意基本就是成功的了。你可以分析一下成功和不成功的地方写一篇总结报告(不管是自己看还是交给老板看,都会是一次宝贵的成长)。年会的资料(物资道具、视频、发言稿等等)都需要做好保存归档(说不定以后还有用,或者好好利用也可以作为企业文化建设的手段),也显得你是为公司节俭的好员工,哈哈哈!
所以,不要有负担,认真对待这个事情,期待下一年的精彩吧!
看完这位同学的投稿,有木有觉得这样的交流很有趣、很实用?欢迎和这位作者一起来这里聊聊你们公司的年会哦,很多HR都在分享经验: |
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