推荐 HR修炼手册之工作分析篇

作者丹枫玉露更新于：2015-08-04 13:36 2752

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给HR新手的一封信

本次征文的主题是：给HR新手的一封信（主要针对今年大学毕业的HR学生，以及本来不是HR但刚刚转行做了人资相关工作... 我要投稿 >

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工欲善其事必先利其器。工作分析在人力资源的六大?？橹?，但是却是人力资源管理中最基础的一项工作；工作分析还是我们招聘/培训/薪酬管理等工作的起点。一般的书上提到工作分析，都比较晦涩难懂，比如要先成立工作小组，进行相关培训等，那么有没有简便有效的方法，可以提升我们的效率呢？下面这个实际工作中的案例，希望能带给大家一些启示。

不久前，行政经理请假，前台文员找到我，说是有事要聊聊。正值上半年，公司人心不稳，掀起了离职风潮，当时不由得心里一紧，莫非她也要离职。去到会议室，让她慢慢讲。她说最近鼻炎又严重了，因经常要帮业务部门打标签，标签纸的胶水味道很刺鼻，她申请这项工作能交回给部门做。于是我了解了一下，这份工作是从她入职以来就已经在她的工作范围之中了，已经做了三年多，她觉得现在部门招聘了很多新人，而行政则减少了行政专员与另一个前台文员，因此她希望我能帮她同部门协商解决此事。

业务部门今年增加了人员编制也的确是事实，主要是客户的要求越来越高，部门的业绩量也在持续上升，业务部门经常加班至十一、二点，工作还是做不完，因此我正在不断招聘新人来补充。由于加班很多，招来的新人也是很不稳定，且初期未培训上手，实质部门人员还是每天很晚离开公司。而前台文员除了自己会每天早到半小时外，每天都能准时下班。于是我让她把每月的工作进行整理一下，主要负责那几个部分的工作，平均每月在每项工作上所花的时间是多少？并且让她把整个公司的下班打卡情况发给我来看。有了数据分析后，才好做决定及怎样去谈。

很快，她将打卡记录发给了我，出勤情况同我的判断基本一致。同时她也将自己每月的工作分类总结给了我，她每月处理考勤的时间约一周；核对快递约要花一周至两周的时间，每月打标签的时间约一周至两周，其他工作多是前台零星琐碎的小事处理。如果取消她打标签的工作，那前台的工作量就完全不饱合了。但是不帮她解决问题，不能给出合理的理由，有可能前台也会出现不稳定。于是就跟她去标签机那里，让她示范是怎样做这份工作的。公司要打标签的产品多是腰带与项链，每个订单至少在万条以上，平均1个月下来打印的标签款号张数是30万以上，按一天打印约4万的标签纸，大概要1-2个星期才打完。因其他部门有些零星标签要打，中途会有其他人要插队来打，就会发生冲突（因为旧的条码机一次性输入一个数目就一直出到打完为止，中途取消停止机器，再开始又得重新设定）。最麻烦的是打印的标签要花特别多的时间把它卷起来，这一步骤花的时间占到了打标签的80%以上的工作量。如果不及时卷，就会有标签贴到地面上，很难清洁又不美观。整体如果增加一台标签机就可以提高效率，减少等待时间。针对卷起的问题，想到可以看看有没有设备可以取代人手，让她去找网管协助处理。

不久她将查询到的结果给了我，增加一套设备约需2800元：新款条码机约1800元，打印速度比老款的机器更快，功能更全，而且还具有裁刀，自动剥纸器，打印清晰度更高。标签回卷器在1000元内，增加后不用经常去留意条码机情况，当遇到批量打印标签时，使用回转器可以有效解决人工卷标签的时间问题（例如标签纸会剥落、打结等），既节省人工成本，提高效率，而且美观整洁。于是我简单算了一笔帐，按前台文员工资3500元/月，再加上社保及其他福利，按1.5倍计算，每月按节省一周时间，则节省的人工费用约为1200元（3500*1.5/21.75*5=1206元/月，相当于购买设备三个月就能回收成本），于是赶紧同老板汇报，申请购买新的设备，顺利获批。现在设备已正常运作了一个月，前台文员再也没有提出这项工作要转交回部门，她工作也比之前开心了很多，毕竟现在只用偶尔查看一下，不用一天到晚守着标签机，对健康也不构成危害。一场危机终于烟消云散了，我也不用急着招聘新前台了。

科技就是第一生产力！借助新的工具与科学的方法，会使我们的工作事半功倍！

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