综合办公室工作总结
各位领导、员工同志们:大家好!
2013年综合办公室在公司领导班子的正确领导下、在各部门的配合下,在本部门全体员工的共同努力下,认真落实公司总体部署,按照年度计划的目标,有条不紊地做好各项工作,取得了一定的成效。现将2013年工作情况,向大家作以汇报:
一、建章建制,不断完善基础工作,使各项工作更加规范、有序
2013年各公司在管理制度上为了尽快和集团公司接轨,首先,根据集团公司的要求,对市场公司、物流公司岗位职责、工作流程、部门职能、各项规章制度进行补充修订;对新设定的岗位进行补订。目前修订完的各岗位职责44个;部门职能8个;工作流程14个;制度25个。地产公司各岗位职责也进行了修改,由于领导变化,暂时还没审定。二是由于从2012年3月人事主管借调集团后,一直到9月份才从其他部门调入1人,整整半年时间,办公室就是主任与行政主管两人承担四个人的工作。领导也说过干不过来可招人,但我认为,没有合适人选宁可岗位空着,来了就得顶一个人或两个人用。就是目前综合文员的岗位分别由人事、行政主管两人分担。主任自己也承担一部分业务。随着工作的不断完善,工作质量的提高、工作量不断加大,为了能及时完成领导交办的各项工作,部门实行高压手段,增强管理力度,规定完成时间,做到最大限度地调动部门其他两名同志的积极性,做到一岗多能,就连司机师傅也帮着进行送件、取件、报刊分发、清点饭票等;三是,加强对本部门员工教育。在安排好各项工作的同时,对部内员工的教育也不放松。特别是对管理人员,在思想上经常从正面引导;在工作上经常传授经验、注意培养,帮助他们更快的进步。对存在的问题马上指出,该批评就批评,违反规定也和其他员工一样进行处罚,有了成绩及时表扬,努力把每一名员工都培养成复合型人才。
二、做好人事劳资工作,为公司合理使用人才提供依据
1、搞好人员招聘,及时办理入职手续,满足各部门需求。
2013年根据公司各部门的实际需求,集团公司与综合办公室共为正茂三个公司5个部门招聘14人;为33人办理调入手续;为17人办理了离职手续;为24人办理了调出手续,对于保洁人员采取灵活的管理办法,有离职的就及时补充。从而满足各部门工作的需要。
2、搞好员工培训,不断提高员工的综合素质,以适应岗位要求。
为了使新招聘的员工尽快适应公司管理,我们对新入职的员工进行岗前培训,让他们对公司以及本岗位有个初步的认识。并根据物业部招聘的保安新入职的员工较多、在地下陶瓷城开业前对他们进行了系统培训;对于急于用人的岗位,我们也及时做好必备的培训。
根据公司的发展需要2013年对全体员工进行了两次全员培训。第一次培训,在3月31日-4月26日对全体员工进行了思想道德教育培训,共组织员工收看五次《感动中国》录像片,看后要求大家写观后感;在11月13日-12月11日对全体员工进行第二次培训,分别进行《消防实际演练》、以各部门为单位进行的《岗位职责、工作流程、部门职能及有关制度》辅导、公司总经理刘总主讲的《增强企业管理提升工作水平 —企业领导管理法》、经营管理部郭经理主讲的《沟通与管理》以及主管人事副总宣讲的《日常管理制度》,系统培训后要求培训员工写出感想,综合办公室组织了考试,共有125人参加考试,从而促进了全体员工综合素质的提高,以满足各岗位的需求。
3、加强员工日常管理,做好定期考核,按要求进行转正续签。
员工的日常管理,是办理员工转正、续签、调入调出的基础。做好日常员工的管理,有利于全面了解员工的表现及工作能力,对员工的合理使用提供第一手资料。首先,在员工管理上采取,根据实际随时录入新老员工信息,及时补充资料;其次,经常通过平时谈话、询问,了解员工表现;其三,对将要结束试用期、合同到期,需要办理续签手续的员工,按要求进行转正、续签前的考核、做出综合评价,按照程序办理转正、续签。对于员工内部调转、调出、辞职人员及时办理调转、离职手续。
4、为员工办理各种保险、备案手续,充分体现公司对员工的关怀。
员工按规定转正后,我们在与员工签订劳动合同的同时,及时统计员工的保险情况,为新参保、续保的员工,新开户、转办提供咨询帮助,尽快为员工办理各种保险。同时今年我们按要求在劳动部门还为员工在省市劳动部门办理备案手续。从而,使我们的劳动用工手续更加完备、规范。
5、做好人事档案归档工作,为做好人员管理提供依据。
为了充分发挥人事档案的作用,我们对人事电子档案,每月进行整理一次,对原来没有填写入职登记表的保洁人员也进行补登员工登记表,对于员工信息做到人员发生变化随时更新,以保证人事档案数据完整性。
6、认真做好劳动工资的统计工作,为搞好薪金核算提供可靠数据。
劳动工资是员工劳动报酬的主要体现,为了做到准确无误,我们在工资汇总审核中,始终保持公正、实事求是,为了计算准确,人事劳资主管,对考勤等有关数据反复核对,发现问题,及时提出,坚持原则,既维护公司的利益也保证了员工的出勤真实、有效;在试用期结束转为正式员工时,及时填写转正调薪表、对岗位变动或岗位薪金调整的,也按程序填表,办理审批手续,以保证企业信誉和员工的利益。
三、做好行政事务工作,为各部门服好务
行政事务管理是综合办公室的另一方面工作,这项工作事无巨细,职责范围之内的工作要做好,领导交办的临时事情也要办好,我们统筹安排,力争做好每一项工作。
1、做好办公用品及低值易耗品的管理。
自从采用办公用品每月集中申报、采购一次后,使部门人员不足的情况得到了缓解,提高了工作效率;在公司录用新员工的特殊情况下,及时采购配备办公必备工具;急用的物品,只要领导审批,随时购置。由于车辆有限,一般情况下,办公室负责采购的同志小件物品经常坐公共汽车去买。从10月开始办公用品由集团公司统一采购,但集团公司要求上报所需办公用品要落实到人,这就要求统计数据不能有差错。严格审核申报的办公用品,认真做好采购统计工作。特别是管制品类的工具,能互相串换用的,就不必人手一件,尽量为公司节约每一分钱。
今年在固定资产、低值易耗品的管理上,我们重新设置统计台帐,我们从8月至10月,用了三个月时间才编制、盘点完,这项工作虽然挺费事,但为今后资产盘点提供方便,我们还给各部门传一份办公设备明细表,以后调入调出各部门领导也知道本部门的所管资产;对低值易耗品的管理,始终坚持领用登记制度。在办公设备使用上,原则上谁使用谁管理。平时对各部门使用的设备、工具等加强管理,由于自然使用出现损坏的,提报维修计划,能修的尽量维修使用,不能使用再进行申购;对于低值易耗品,分管制品和消耗品两种,管制品属于自然损耗采取以旧换新,如果人为损坏、丢失,谁损坏谁丢失谁赔偿。
2、对办公设备、通讯设施进行维护,保证办公正常进行。
对于办公自动化的设施,根据各部门的需要及时协助维护。行政主管对于一些小的问题只要报修,就能及时帮助解决,解决不了的,及时与供应商联系维修,保证不影响工作。
对于通讯设施的管理,只要部门反映电话有问题,马上与网络部联系具体维修,内部线路问题,只要自己能修理的,自己就动手维修,保证通讯畅通。
在车辆的管理上,根据制定的车辆管理制度,合理安排出车,除了财务存取款必须派车外,其它各部门办事顺路拼车。
3、做好文秘等事务性工作,努力完成领导交办的各项事宜。
一是综合办公室对于各种文件材料随时归档;对各部门的打印文件及时做好登记;对印鉴管理,严格执行审批制度。对重要合同的盖章必须经过总经理审批;一般文件也需经主管副总审批后再办理,不能留原件的就留复印件,以备领导查阅。
二是按规定做好会议的准备工作。对于每周例会根据实际情况,及时做好通知;从8月27日开始公司召开周例会会后要形成纪要,办公区的联检从每周五一次增加到每天两次,所以没办法,就把制表等文字方面的工作带回家去干。领导交办的其它工作办公室人员都能认真完成,对于一些事情的处理能积极提出自己的见解,为领导当好参谋。
四、抓好职工生活,全心全意为员工服务
1、不断加强食堂管理,为员工提供符合食品卫生的午餐。
食堂管理是综合办公室一项重要工作内容。每天的午餐看起来,很简单,操作起来并不是件容易事,每天平均93 人中午就餐,最多达到136人。食堂负责人充分发挥了自己在餐饮多年的工作经验,在食堂的管理上着重抓了以下几方面工作:一是注重抓好食堂饮食质量和卫生,把住病从口入关,首先抓住源头,组织食堂人员到防疫站进行健康检查;二是在肉食品采购时做到没有检疫合格证的不进;三是经常征求员工的意见,主动了解员工的口味儿,每周合理安排食谱,今年9月份根据员工意见我们增加面食品种,根据实际给员工做包子,虽然成本高一些,不妨平时节约一点,也让员工吃的好一点。食堂人员没做过面食,管理员就亲自教大家,同时也得到物业、运营、销售、财务等部门的协助,调剂饭菜,取得多数员工的满意。四是按员工人数准备午餐,减少浪费,把有限的资金用于改善员工生活方面。五是从10月进入冬季,供热开始后,为了保证维修、保洁等值班人员吃上午餐,领导提出周六、周日食堂也要有饭,经过与管理员负责人研究后,妥善安排食堂人员倒班,虽然加大了食堂人员的工作量,但是他们认可自己累一点,多付出一些。也让员工在周六、周日吃上午餐,领导和员工都感到基本满意。
2、关心群众生活,体现公司对员工的关怀。
在职工结婚、患病住院、家中出现特殊问题,我们都代表公司工会去探望,即便没时间,也让部门负责人代为看望,今年10月份员工***家出现意外,经过领导研究,组织员工捐款,帮助***渡过难关出一份力。让员工感到公司对他们的关心。
为了增强室外作业员工的安全保障,经过与集团公司协调,给没有医保的员工,办理了意外伤害保险;对于在工作中受伤的员工,及时与劳动局、医保中心沟通,办理工伤审批手续,解决医疗费用。
五、积极组织员工参加抢险等义务劳动,为公司发展做贡献
从7月开始至12月29日,为了陶瓷城开业、25栋网络实体商城招商、场地管理、消防验收积极组织员工参加义务劳动,为公司发展创造一个良好环境。
1、地下陶瓷城消防管道漏水组织掏水2次;
2、清理场地运草坪及草坪土2次(全天);
3、为25栋网络实体商城招商清理方砖2次;
4、夏季为防止地下陶瓷城漏水组织员工雨天扫水2次;
5、清理陶瓷城路面、旧物市场路面及运雪积雪11次
6、为迎接消防验收从12月17日至12月29日,组织员工进行库房保暖,分别对5栋、9栋、22栋、25栋、28栋,3、4、5层钉塑料布。
总之,2013年,综合办公室的工作已由随时处理遇到的业务逐渐向制度化、规范化方面转变,为公司的发展做出了努力。但反思起来,还有一定的不足之处,具体有以下几点:
1、在管理上还有不到位的地方。由于我们这个部门担负着地产、市场、物流等公司的工作,事无巨细,比较繁杂,有的工作还没有完全理顺所以做的还不够规范。
2、处理问题的方法还要有所改进。在一些工作处理上不够冷静,有时比较急躁。
2013年是公司要根据集团公司总体部署,各项管理水平、各项工作完成质量、效率等都要上一个台阶,我们要在总结经验的同时,改正工作中的不足,克服工作中的困难,不断解决问题,更好地完成新一年工作目标。为此,提出2014年工作重点:
一、人事劳资工作
1、下半年我们要根据集团公司和各公司的要求及时修订各项管理制度、工作流程、部门职能以及岗位说明书,以保证各项工作的可操作性。
2、对自招保洁员、保安员基本满足部门需要同时,继续做好员工的续签、转正工作;
3、对各类员工要定期或不定期进行考核,看是否能满足岗位要求;还要经常下去,随机了解员工的情况,并根据每个人的表现,提出意见,为公司用人提供参考。
4、对新招聘员工继续搞好岗前培训,并根据公司实际需要安排员工的系统培训。在各项制度审批下发的同时,组织公司全体员工进行认真学习,使全体员工对企业的基本制度、日常管理的一些基本规定有所了解,以便在工作中执行。
5、继续做好员工的考勤统计和工资的核算工作,并及时办理审批手续。
二、行政后勤工作
1、做好各种办公用品、低值易耗品的管理。
对于各部门提报的办公用品、低值易耗品的计划,严格审核;对于工具类的物品,能维修的,尽量维修;继续执行各类物品领用登记制度,为公司节约每一分钱。
2、做好办公设备、通讯设施的维护。
信息化管理是现代管理的必然要求,因此,我们要以集团公司OA办公网络为依托,逐步实现“无纸化”办公;要有计划地对员工使用的办公设施、设备进行检查、维护,以保证办公设备的完好以及通讯设施的畅通。
3、进一步做好日常管理工作,按要求及时搞好上传下达。
对于各部门的计划、总结按规定及时收集、汇总,对领导提出的事宜进行督办、落实,保证公司工作正常进行。
4、做好文秘档案的管理。
对于原有文秘档案应存资料,进行逐步收集完善,对于人员调入调出,监督各部门严格履行交接手续,以保证工作的联系性。
5、办好食堂,全心全意为员工服务。
根据2013年食堂管理中遇到的困难,以及市场物价的调整实际情况,按多数员工口味调剂饭菜,为员工提供符合卫生标准的午餐。
6、继续做好办公区的联检工作。为员工提供一个良好的办公环境;为公司赢得一个良好的外部声誉。
总之,2014年要在集团公司主管部门的指导下、本公司领导班子的正确领导下,按照全年的工作计划的要求,不断改进不足,克服困难,努力工作,为实现公司的总体目标作出努力!
以上是本部门2013年工作总结及2014年重点工作,如有不当之处,请到会领导给予批评指正。
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