一、什么是工作流优化？

工作流优化使用策略和战术来提高组织的管理、工业和其他流程的效率，成功的工作流优化将降低成本、错误发生和完成任务所需的时间。

工作流是一系列活动，用于解构组织内各种可重复流程的步骤。随着业务的增长，工作流程变得更加复杂和众多，保持工作流程简单以避免浪费和效率低下至关重要，这就是自动化发挥作用的时候。

自动化工作流程优化带来了巨大的好处，例如改善协作、生产力和决策，为业务增长和创新铺平了道路。无论组织计划创建库存管理还是员工或客户入职工作流程，自动化都能推动成功。在这里查看顶级公司和专家如何成功优化他们的工作流程。

虽然工作流程可以在一次革命性的大修中修复，但增量修复更常见且破坏性更小。

工作流优化在以下元素方面改进了工作流：

效率、成本、时间、资源利用率、浪费。

工作流分析通常是该过程的第一步，许多企业在尝试增强工作流程时犯了自动化低效程序的错误。虽然自动化可能是工作流程优化方法的关键组成部分，但它不是灵丹妙药，只有在仔细的工作流程分析之后才能实现。

成功优化其工作流的组织遵循一组核心最佳实践，遵循这些程序将显着提高组织效率并为你提供竞争优势。工作流程优化表面上看起来非常简单，但需要考虑许多事项。

二、工作流程有效性的决定因素

确定工作流是否有效或需要返工非常重要，必须有一个审计系统。例如，工作流管理软件可以帮助自动化工作流，以实现快速、可靠和安全的访问，从而简化业务流程。虽然没有特定的规则或公式来执行此步骤，但组织可以根据其利基、任务、业务策略、工作角色和总体目标来权衡促成因素。

例如，各种因素（例如以下因素）可能会对工作流产生影响：

员工士气、员工的技能水平、面向企业的数字生态系统、业务流程设计、组织文化管理、办公室环境。

组织可以从改进这些方面获得显着和积极的好处，在进行任何调整之前，研究和了解组织至关重要，因为它是一台复杂的机器。

三、简化工作流程的优势

上述元素可能会对业务成果产生影响，例如：

绩效、有效性、雇主信誉、最终盈利、创新、敏捷、效率。

在创建工作流程优化策略时，这些是需要考虑和关注的最关键领域。然而，工作流程是战术和技术性的。

四、加强业务运营的技术

让我们看几个可以简化的人力资源工作流程示例，以阐明这意味着什么：

招聘、员工入职、员工培训、职业发展、员工离职。

然后，可以根据上述因素（效率、成本、时间和浪费）对工作流程进行划分和改进。设定目标至关重要，正如我们将在以下段落中看到的那样，这些目标将指定你的整个方法。例如，减少废物战略与创新战略有很大不同。

五、人力资源流程优化案例研究

以下是人力资源经理优化人力资源工作流程的操作示例，并遵循人力资源示例。在选择要增强的特定工作流程之后，人力资源经理可能会考虑使用以下策略：

改进企业流程的有组织的方法，如精益或六西格玛

招聘软件，如申请人跟踪系统

增强雇主品牌的方法

管理员工的策略

改进招聘策略，如外联和营销

数字采用平台和其他软件，以提高入职和培训等基本人力资源活动的生产力

人力资源部或公司内的任何其他部门可以使用相同的程序来执行任何其他业务功能。

六、增强工作流程时要遵循的程序

启动组织变革通常应通过以下阶段进行：

1、评估业务需求

在整个步骤中，利益相关者将评估工作流程、可能存在的任何困难、这些问题的潜在解决方案以及其他因素。

如何在你的业务中提出请求？使用哪些渠道进行沟通？处理这些请求需要多长时间？你的团队适应变化的速度有多快？你的员工是否有时间进行创新，或者他们是否被同样的旧任务所困扰？

分析组织当前的工作流程可能看起来很单调，但毫无疑问，查明问题并制定更明智的行动计划是最关键的任务之一。

在此阶段要执行的操作示例包括：

分析现有流程

确定需求、错误和不足

确定可能的答案

对业务进行差距分析

确定改变的障碍

所有这些信息将指导优化过程中的以下步骤。

2、制定战略和规划

然后，适当的经理将创建一个整体战略和一个变革管理计划，以使用第一步中收集的数据来实现一组特定的目标。

在此阶段，管理人员将：

建立总体目标

制定战略和计划来实现这些目标。

建立与目标相关的目标、度量和KPI。

分配职责和角色。

到目前为止所做的所有行动都将被视为准备，也许整个项目最关键的方面就是这一点，计划不周会导致效率低下、结果不佳甚至失败。

3、执行、管理和优化计划至关重要

为了使计划得以实现，正确的执行、管理和优化至关重要，错过一个重要的步骤可能会阻碍组织实现未来的目标和流程，经理和团队成员必须共同努力，通过使用正确的工具和策略使其发挥作用。

以下是在此阶段要执行的操作：

将你之前创建的计划付诸行动

密切关注并改进优化策略

实时数据收集

根据需要根据数据调整策略，使其具有灵活性。

但是，即使在优化方法完成后，将其总结并再次检查也至关重要。

4、尽可能多地自动化

如前所述，自动化工作流程可以对整体业务运营产生巨大影响，自动化是一个高度技术性的术语，涉及使用软件程序通过数据集成和配置根据感知需求创建预定的操作和解决方案。换句话说，自动化是在几乎没有人为干扰的情况下完成任务的技术过程。

组织的员工花时间从事单调的工作，这使他们无法充分发挥潜力。它是你的理想选择，可以使用高质量的技术工具来实现流程自动化，同时让你快速访问关键业务数据。

5、回顾

项目结束后，你应该执行以下操作：

收集数据和结果

审查并与重要利益相关者讨论这些发现

加强新的程序和指导

持续负责

在整个过程中，应根据需要继续调整流程。

任何业务流程都可以通过将其分解为这些基本步骤并处理影响工作流的过时维度和变量来优化。最后，了解正在进行的持续改进过程与单个优化项目之间的区别至关重要。

在组织内集成流程优化与执行上述一次性优化工作同样重要，持续的流程优化可以在生产力、绩效、敏捷性和创造力方面使组织受益。因此，使用六西格玛、精益或全面质量管理等业务流程改进技术进行短期和长期改进项目至关重要。