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一张甘特图,提高90%工作效率

人力葵花 2023-12-11 13:37 194 阅读

?甘特图,又称横道图或条状图,是美国科学管理学派创始人亨利·甘特在20世纪初,设计的一种组织和监控项目进度的工具。

虽然甘特图是项目管理工具,但如果把每件事都看作一个小项目,甘特图就可以被应用在个人时间管理上了。

本文将以一天的日常生活为例,讲解甘特图的使用方法:

01

详细 列出待办清单

列清单时,不要考虑时间够不够用,先把必须完成的事列出来。

假如今天是周六,我的待办事项有以下内容: 早晚洗漱、一日三餐、乘公交往返公司新地址、看房子、修改文章内容、阅读。

因为是周六,所以还想安排一集综艺节目。

02

按照先后顺序,将内容排序

绘制甘特图的方式很简单,横排是时间栏,左侧是项目栏??梢栽诒始潜旧现苯踊?,或者使用Excel绘制。

时间栏的间隔可以自行设定,今天的示例以1小时为一个区间。

你可以暂停音频,查看文稿中的初版甘特图:

人力葵花, 一张甘特图,提高90%工作效率

▲甘特图1.0

从图中可以看出,仅依照先后顺序安排,不算观看综艺节目的时间,就已经到晚上11点了。

如果想要腾出更多的时间看综艺节目,就得做进一步的优化。

03

依据项目交叉理念,优化计划

在项目管理过程中,很多工作是可以同步进行的,时间上可以交叉。

因此,我们先查找可以并行的事项,将它们安排在一起。

比如,坐公交时,可以用手机修改文章或者阅读,甚至撰写草稿大纲。

你可以暂停音频,查看文稿中的第二版甘特图:

人力葵花, 一张甘特图,提高90%工作效率

▲甘特图2.0

可以看出,图中紫色部分为多出的时间,经过优化, 修改文章的时间由原来的1小时变成了4小时,阅读时间增加了1小时,一共增加了4小时。

在安排好必须做的事之后,再把娱乐活动安排进去,于是就形成了最终的方案。

人力葵花, 一张甘特图,提高90%工作效率

▲甘特图3.0

04

注意时间搭配

需要注意的是,在安排并行事项的时候,会产生以下三种组合:

1、脑力劳动和脑力劳动

有研究表明,同时执行多项脑力活动的人,在认知测试上会出现明显的智商下降,其状态跟失眠一整晚是一样的。

因此,同时执行多项脑力工作,比如自由撰稿人在写稿时,同时跟出版编辑商讨书稿的修订工作,这样的组合并不可取。

2、非脑力劳动和非脑力劳动

比如在洗衣服的空隙打扫卫生,通勤的时候看综艺节目,这样的组合可以节约一部分时间,但不能实现时间被最高效利用。

3、脑力劳动和非脑力劳动

比如做饭的时候听听书,公交车上安排一下当天的工作,都是最优的劳动组合方式。

依据劳动类型,在使用甘特图的时候,合理组合可并行的项目,不断优化时间计划,可以把每天的时间都安排得当。

以上,就是甘特图的应用方法:

1、详细列出待办清单;

2、按照先后顺序,将内容排序;

3、依据项目交叉理念,优化计划;

4、注意时间搭配。

人力葵花, 一张甘特图,提高90%工作效率

参考来源:公众号“用时间酿酒” 。人力葵花整理编辑,所推送文章非商业用途,著作权归作者所有。文章仅代表作者观点,不代表“人力葵花”立场。若需引用或者转载,请务必注明。

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人力葵花2023-12-11 13:37
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?甘特图,又称横道图或条状图,是美国科学管理学派创始人亨利·甘特在20世纪初,设计的一种组织和监控项目进度的工具。

虽然甘特图是项目管理工具,但如果把每件事都看作一个小项目,甘特图就可以被应用在个人时间管理上了。

本文将以一天的日常生活为例,讲解甘特图的使用方法:

01

详细 列出待办清单

列清单时,不要考虑时间够不够用,先把必须完成的事列出来。

假如今天是周六,我的待办事项有以下内容: 早晚洗漱、一日三餐、乘公交往返公司新地址、看房子、修改文章内容、阅读。

因为是周六,所以还想安排一集综艺节目。

02

按照先后顺序,将内容排序

绘制甘特图的方式很简单,横排是时间栏,左侧是项目栏。可以在笔记本上直接画,或者使用Excel绘制。

时间栏的间隔可以自行设定,今天的示例以1小时为一个区间。

你可以暂停音频,查看文稿中的初版甘特图:

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▲甘特图1.0

从图中可以看出,仅依照先后顺序安排,不算观看综艺节目的时间,就已经到晚上11点了。

如果想要腾出更多的时间看综艺节目,就得做进一步的优化。

03

依据项目交叉理念,优化计划

在项目管理过程中,很多工作是可以同步进行的,时间上可以交叉。

因此,我们先查找可以并行的事项,将它们安排在一起。

比如,坐公交时,可以用手机修改文章或者阅读,甚至撰写草稿大纲。

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1、脑力劳动和脑力劳动

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因此,同时执行多项脑力工作,比如自由撰稿人在写稿时,同时跟出版编辑商讨书稿的修订工作,这样的组合并不可取。

2、非脑力劳动和非脑力劳动

比如在洗衣服的空隙打扫卫生,通勤的时候看综艺节目,这样的组合可以节约一部分时间,但不能实现时间被最高效利用。

3、脑力劳动和非脑力劳动

比如做饭的时候听听书,公交车上安排一下当天的工作,都是最优的劳动组合方式。

依据劳动类型,在使用甘特图的时候,合理组合可并行的项目,不断优化时间计划,可以把每天的时间都安排得当。

以上,就是甘特图的应用方法:

1、详细列出待办清单;

2、按照先后顺序,将内容排序;

3、依据项目交叉理念,优化计划;

4、注意时间搭配。

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参考来源:公众号“用时间酿酒” 。人力葵花整理编辑,所推送文章非商业用途,著作权归作者所有。文章仅代表作者观点,不代表“人力葵花”立场。若需引用或者转载,请务必注明。

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