为何非得重写，难道不能在一开始时就清楚明白地写文章吗？这是有技巧的。
在开始写作时，要尽量明白清晰地在你的脑海中将读者想象出来。对方是不是一个小企业主？还是一家发型工作室的店主？读者是不是一个用Java语言编程的工程师？读者是不是你们部门的所有客户服务代表？想象一下最普通的读者群，而不是那些你认为最聪明的读者，然后想一想如何向那些普通读者解释你想表达的内容，这样你才能真正进入正确的思维模式。
然后，把一些简单又直接的语言结合在一起，表达出你真正想说的内容。如果你是要和客户服务代表进行沟通，那么你的表达方式可能是这样的：
我公司一款新型软件的发布会将于本周末举行。
新产品发布无疑会吸引大量客户来电咨询。
你们需要在下周一上班前熟悉最新细节。
你们肯定将会面临压力，但我期望你们能够在工作效率和服务态度之间把握平衡。
如果你们接到电话或收到邮件被指产品存在较为普遍的问题，请及时报告，让我知情。
如果你一开始就采用这些直白又简单的表达方式，那你接下来在填充其余内容时，就可以把文章控制在一个准确的思维框架中了。

正确合理地使用行业术语

人们坚持使用行业术语其实也是可以理解的。无论什么行业、什么领域的工作，总有一些专业名词是不能不用的。律师们不得不谈及责任义务和赔偿问题，制造商们需要讨论业务外包，生物学家们需要谈及DNA。你也不可能完全不用这样有用的术语。
即便如此，由于专业术语、专业名词的迅猛增长，原本少数关键术语的有效运用已经演变成文本中遍布术语，如果不大刀阔斧地删减术语，文章就无法读下去。
因此，在什么情况下能够使用行业术语，请参考如下三条关键的经验法则：
（1）如果你所有的预期读者都明白其含义，那么你可以使用专业术语和名词。要意识到这样会把那些读不懂你所用术语的人排除在预期读者群体之外。如果一个销售顾问写下“RFP”，那么他必须保证他要沟通交流的对象中，绝大多数人都明白RFP是指“需求方案说明书”（request for proposal），这意味着读者可以通过术语理解你的文章。
（2）如果一个专有名词具有特定的、法律规定的含义，那就应先予以定...