作者:Nadinevon Moltke
来源:人力资源方法论(ID:HR-Method)
在处理工作场所投诉时,精心设计的人力资源调查模板可以产生真正的影响。结构化的方法不仅可以使流程保持正轨,还有助于建立员工信任问题将得到公平处理。现在缺乏这种信任。根据调研,只有31%的员工表示,他们会建议同事在工作场所有顾虑时去找人力资源部门,该统计数据凸显了HR制定清晰、可靠的调查流程的重要性。人力资源调查是一个结构化的过程,人力资源部门负责检查和解决工作场所的问题,例如不当行为、违反政策或员工之间的冲突。其目的是公正地解决这些问题,并确保工作环境和文化公平、合规并有利于生产力。进行调查有助于降低潜在风险,维护公司的道德标准,并维护尊重和安全的工作环境。在你的HR调查模板中包含以下八个关键元素,以帮助优化你的调查流程:在报告开始之前,请表明你是进行调查的HR人员,包括你的姓名、职务、员工ID以及你开始编写报告的日期。因为相关方和你的主管需要一份报告副本以供参考,并且必须知道如果他们有任何问题或疑虑应该联系谁。该模板应以启动调查的事件或投诉的简明摘要开头,包括关键事实,例如事件发生的时间和地点、报告者以及问题的简要描述,将为调查提供背景信息,并帮助所有相关人员了解投诉的性质、触发调查的原因、相关细节以及解决问题所需的行动。接下来,应该有一个明确的调查目标大纲,说明需要回答的问题(例如,是否发生了违规行为,或者事件是否涉及重复违规)以及调查的主要目标。明确的目标是使调查保持重点和相关性,确保流程解决与事件相关的具体问题,并寻求尽可能有效地解决问题。包括与事件有关的个人的姓名和名称,包括投诉人、被告、任何证人以及可能提供相关信息的其他人,确定涉案人员并记录他们的姓名可确保整个过程清晰彻底,它还可以帮助你跟踪需要采访的对象以及谁可能拥有与你的调查相关的宝贵见解。一旦你收集并整齐地组织了所有作为调查证据的材料(例如,电子邮件、短信、证人证词或监控录像),请在你的报告中列出它们。有据可查的相关证据有助于建立事实基础,从而增强你的调查结果的可信度,它就可以支持你的调查结论和建议。模板的下一部分详细介绍了你的发现和结论,审查所有证据和访谈记录,以确定哪些已证实,哪些仍不清楚,以及指控是否属实,总结主要发现并得出清晰、公正的结论。此步骤构成了调查的核心,提供了对所发生情况的透明概览,以及你可以在多大程度上验证原始索赔。你可以根据你的发现概述建议的操作和后续步骤,这些措施可能包括纪律处分、额外培训、政策更新或解决问题和防止再次发生的其他措施,提供明确的建议可确保调查得出可行的措施,帮助公司解决问题并有效降低风险。请务必包含一个部分来记录任何后续操作,你可以稍后填写。调查完成后,跟踪已实施的任何纠正措施及其在防止类似事件方面的有效性,以及调查或任何诉讼的结果。跟进表明了全面解决问题的承诺,它可以帮助建立对HR公平有效地管理工作场所问题的能力的信任。通过收到报告的主管的签字和接收日期完成模板,以表明相关人力资源人员知道并已确认调查。签字使文档正式化,表示你的主管已审查并批准了它,这确保了问责制并确认了调查的结论。除了HR调查模板中应包含的元素外,以下最佳做法还将帮助你有效地使用它并帮助你进行调查:1、客观:使用不含个人意见或偏见的中性语言,专注于提供经过验证的事实而不是假设,以确保报告公平可信。2、使用清晰的结构:通过标题和要点使你的报表简单明了且易于访问,清晰的结构有助于读者快速理解所有细节。3、确保法律合规性:确保你的模板和报告符合法规,以防止法律后果。4、包括所有相关详细信息:包括有关相关人员、收集的证据和建议的解决方法的信息,这使得报告可靠可信。5、避免未经证实的陈述:坚持经核实的事实,避免未经证实的陈述,以确保公平和客观,明确说明是否有任何未解决的方面,并避免猜测,因为这会破坏调查的完整性。6、记录事件年表:清楚地概述事件的时间线,从最初的投诉到调查的每个阶段,这有助于读者了解调查的进度,并展示你系统地执行了每个步骤。7、保持专业的语气:在整个报告中保持专业的语气,以确保它得到认真对待并很好地反映在你的人力资源团队中。8、总结主要发现:最后简要总结你的发现、结论和建议的措施,这提供了一个明确的结果,使决策者更容易审查结果并采取行动。9确保机密性:如果报告在HR外部共享,请编辑敏感信息以保护相关个人的隐私,这对于道德和法律合规性至关重要,并有助于维护对调查过程的信任。使用结构化的HR调查模板可以帮助你建立信任、确保合规性,并为所有员工打造更好、更安全的工作场所。在每次调查中优先考虑透明度、一致性和详尽的文件记录可以建立一种问责制和尊重的文化。
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