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前面的内容中，我一直讲解将表格规范，在实际工作中，我们会有各种各样的原因导致输入内容或格式的不一致，导致我们数据无法处理。就像在前面所讲的，将“财务部”输成“财务”、将“专科”输成“大专”、时间格式多种多样等。

我们可以想象一下为什么会造成这种情况：1、输入数据的人多，顾不上去规范每个人的输入格式；2、一不小心输错了；3、每个人都有自己的输入习惯，公司又没统一培训；4、有输入规范，但是有人不在意这个；5、没有数据处理的意识；……

为了方便数据处理，在输入内容和格式方面，就得限定好框架，无论谁输入数据，都必须按统一的格式输入，如果输入不规范，表格甚至可以罢工。所以数据有效性在规范化表格方面作用相当重要，它和条件格式一样，得需要界定应用范围。

下面，我们通过调整好的表格1来讲解几个数据有效性的应用实例（如图32）。

图32

实例1：限定输入日期内容和格式

D列、I列和J列都是输入日期，为防止输入错误的内容，我们可以将日期格式进行限定，我们限定输入日期是“YYYY-M-D”格式，日期范围是2000-1-1至今。

STEP 1:选中D2:D24,I2:J24数据区域；

STEP 2:数据-数据工具-数据有效性-数据有效性；

STEP 3:如图33设置日期格式，在“开始日期”内容中，我们输入最早的日期输入，“结束日期”可以截止到当天，我们用函数today()来表示。

我们可以在J9单元格中分别录入“1999-12-1”、“2000.2.1”、“不详”和输入当天以后的某一天（我以“2014-12-31”来测试），经过测试我们可以看到，界定日期范围以外的、输入格式不是“YYYY-M-D”格式的，都有如图34的提示。

因为并不是每一个人都了解输入的限定内容和格式，在出错信息里面我们可以进行说明，如图35，如果再输入不符合的内容，就会出现如图36的提示。

图33

图34

图35

图36

出生日期可以从身份证号码中提取出来，我们完全有必要从身份证号中提取，因为员工填写的时候可能填写阳历或者阴历，也有可能他身份证上的出生日期和实际的不相符，这些都有可能会出现和证件不一致的情况。如果对员工生日不进行阴历和阳历详细统计的公司，我们可以用公式从身份证号中提取出来，可以不用设置数据有效性。

实例2：用自定义限定输入格式

我们学习了实例1后，我们可以思考一下如何对“身份证号”一列进行数据有效性设定。

我们先思考一下，输入身份证号经常出错的情况有哪几种？

员工入职的时候，人力资源部门要查验员工的身份证原件并留存复印件，如果身份证号输入错误，一般会有两种情况：一是输入的身份证号位数有错；二是输入成数值格式，造成后几位全变成“0”。

如果仅是对身份证号位数进行限定，我们可以设定“文本长度”等于18，现在没有15位的身份证号了，所以我们可以不用纠结出现15位身份证号会怎么样。

要是再限定输入的身份证号是文本格式应该怎么设定呢？

在这里我们可以用“自定义”进行设置。同样道理打开数据有效性-自定义，在“公式”一栏中输入“=and(istext(g2),len(g2)=18)”，这个公式的意思是同时满足输入的格式是文本格式并且长度是18位才可以，我们可以输入数据格式、长度大于或小于18位，都会出现错误提示。

实例3：用下拉菜单规范输入内容

在“学历”一列中，为了规范输入的内容，我们可以利用数据有效性设置下拉菜单，每次输入的时候直接从下拉菜单中选取，不用输入，这样可以避免出现学历表达不一致的情况。

STEP 1:选中H2:H24数据区域；

STEP 2:数据-数据工具-数据有效性-数据有效性；

STEP 3:按照图37进行设定。

这样，下拉菜单就完成，大家操作完成后就会看到最终效果。

需要注意的是，在“来源”中输入内容时，是以英文的逗号来隔开的，在输入的过程中千万不要出错。

图37

实例4：制作二级下拉菜单

在公司中，有可能岗位很多，如果做成下拉菜单，查找的时候相当不方便，这样的话我们可以制作二级下拉菜单，部门确定后，部门内的岗位会相应的出来。

STEP 1:在表1工作簿中新建一个名为“部门岗位表”的工作表（快捷键还记得没有）；

STEP 2:输入如图38的内容；

STEP 3:选中A1:H4数据区域，用Ctrl+G调出定位，将常量定位，然后“公式-定义的名称-根据所选内容创建-勾选‘最左列’”；

STEP 4:选中E2:E24数据区域，数据有效性-序列，在来源中输入“=部门岗位表!$A$1:$A$4”；

STEP 5: 选中F2:F24数据区域，数据有效性-序列，在来源中输入“=INDIRECT(E2)”。

图38

四个实例是为了演示，在实际应用中，数据范围应该要扩大，因为我们会出现录入新数据的情况，所在大家在应用中一定要把数据范围扩大，甚至可以扩大到整列。

数据有效性的应用，对规范性的输入起着至关重要的作用，前面所演示的四项操作，只是它功能的一小部分，我们还可以把一些函数应用在数据有效性中，它的自定义功能是相当强大的。所以，我们碰到规范输入数据的情况，首先要想到用数据有效性。